الموظف الناجح هو الذي يتمكن من استقطاب فريق عمل فعَّال حوله ثم ينفخ فيهم روح المبادرة والتضحية والعطاء وينمي مهاراتهم وقدراتهم ويسند إلى كل فرد منهم ما يناسبه من عمل.

والتفويض هو أحد المبادئ الأساسية لمن أراد النجاح في وظيفته ونقيضه المركزية التي تعطل الطاقات وتقتل الإبداع ويمكننا أن نعرّف التفويض: بأنه إسناد بعض العمل إلى غيرك تحت إشرافك ومسئوليتك.

فوائد التفويض:

1. الاستفادة من الطاقات والتخصصات وعدم تعطيلها.

2. تخفيف الأعباء عن المدير أو الرئيس وتوزيعها بين العاملين حوله.

3. سرعة إنجاز العمل حيث يشارك في إنجازه الكثير من العاملين.

4. جودة الأداء؛ لأن ممارسة التخصص وتخفيف العبء يؤدي غالباً إلى الإتقان.

5. كثرة الإنتاج؛ لأنه كلما كان الإنجاز أسرع اُستغل باقي الوقت لتحقيق إنجازات جديدة فيكثر الإنتاج.

شروط التفويض الناجح:

1. أن يكون المفوضِّ يملك صلاحية إعطاء التفويض وإلاَّ لكان ذلك مخالفاً لنظم ولوائح المؤسسة التي يعمل فيها.

2. أن يكون المفوَّض لديه الرغبة والمهارة لا داء العمل الذي يسند إليه.

3. تحديد حدود التفويض بدقة زماناً ومكاناً ووسائل وصلاحيات وسلطات وغير ذلك.

4. تحديد كيفية الاتصال وزمانه بين المفوِّض والمفوَّض، وهذا الاتصال يجب أن يقسم بين المهام الآتية، الإشراف والتوجيه والتقويم من قبل المسئول والطلب والاستيضاح والاستفسار من قبل المفوَّض.

5. يجب أن تكون العلاقة بين طرفي التفويض وسطاً بين المركزية التي يفقد المفوَّض فيها أي سلطة والانفلات الذي يفقد المسئول فيه حقه في الإشراف والمتابعة وتحمل المسئولية.

***************************** ******

الاجتماعات في العمل

تعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي، سواء كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراً ودائماً، وقد دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% إلى 75% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات.

مع أن المنتج والجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها، وأنت ترى أن الاجتماعات لها بالغ الأهمية في قضايا العمل، وأن الكثير منها يذهب سدى فكيف يُمكن الاستفادة من الاجتماعات واستبعاد سلبياتها ذلك ما سنحاول إلقاء الضوء عليه في السطور الآتية:

فوائد الاجتماعات:

1. إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين.

2. من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤلين بصورة خاصة وللعاملين عموماً.

3. تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك.

4. بالاجتماعات تكرّس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة.

أنواع الاجتماعات:

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يُمكن حصرها في الآتي:

1. اجتماعات تبادل المعلومات، هذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية.

2. اجتماعات اتخاذ القرارات، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.

3. اجتماعات البحث والدراسات، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري، ويُمكن في هذه الاجتماعات تكون أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث.

4. اجتماعات طارئة، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.

5. اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة.

6. اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات.

7. اجتماعات علمية تعليمية، وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم.

الاجتماع المنتج:

¥