لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من جودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه.

عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع (قبله):

1. استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة؛ إذ أنه يصبح حينئذٍ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات.

2. يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع.

3. لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا لبس فيه، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع.

4. يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كافٍ ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له.

5. من لوازم نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كافٍ يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه.

6. يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك.

7. لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك.

8. ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم.

عوامل النجاح أثناء الاجتماع:

1. التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً.

2. الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية، وألا يكون مرهقاً.

3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام.

4. افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن.

5. التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع.

6. اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك.

7. تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتبيه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك.

8. تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم.

9. إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية.

10. عدم الخروج من أي فقرة من فقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولاً بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة.

11. لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه، أو يسيء إلى غيره، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة.

12. في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها.

13. إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين.

عوامل النجاح بعد الاجتماع:

1. تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع.

2. تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته.

3. حسن توديع المشاركين في الاجتماع.

4. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقويم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع.

أسباب فشل الاجتماعات:

1. عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم قناعتهم بهذا الهدف.

2. عدم التخطيط الكافي للاجتماع من حيث إدارته أو وضع جدول أعماله أو تجهيز احتياجاته.

3. سوء التبليغ للمشاركين بجدول الأعمال وهدف الاجتماع وزمانه ومكانه.

4. عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان لهما.

5. اختيار وقت غير مناسب للاجتماع أو غير كاف له.

6. عدم أهلية المشاركين في الاجتماع إماً لإرهاق بدني أو عدم قناعة نفسية أو عدم توفر المعلومات الكافية لديهم مما يفقدهم القدرة على المساهمة والعطاء وإثراء الموضوع.

7. الاشتغال أثناء الاجتماع بغير جدول أعماله كالهاتف مثلاً والإكثار من الخروج والدخول.

8. عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات الاجتماع أو عدم وضوح القرارات لدى المشاركين.

9. الغلظة والقسوة أو التسيب والإهمال في إدارة الاجتماع.

¥