أما في الرسالة الموجهة من إدارة إلى شخص، فتكون الفقرات الثلاث الأخيرة: أولا فيصبح الترتيب على النحو التالي:

1- المرسل

2-العنوان

3- التاريخ

4- اسم المرسل إليه

5- التحية

6- الموضوع "المضمون"

7- التحية في آخر الرسالة