وهي التي ترسلها إدارة من الإدارات، أو هيئة من الهيئات إلى فرد من الأفراد أو العكس.
خصائص الرسالة الرسمية "الإدارية":
أ- في المضمون:
ينبغي أن يوجد في الرسالة مضمون، وزمان، ومكان، أما المضمون فهو يشمل: محتوى الرسالة. والمكان: الذي صدرت منه الرسالة إلى الشخص المرسل إليه، وأما الزمان: فهو زمن الإرسال.
ب- في الشكل:
1- اسم المرسل إليه: وينبغي أن يخاطب المرسل إليه بقدره ولقبه دون زيادة أو نقصان.
2- التحية
3- الموضوع "المضمون"
4- التحية في آخر الرسالة
5- المرسل "التوقيع"
6- العنوان
7- التاريخ.