قبل أن يبدأ الباحث جمع المادة في موضوعه، ويستوعب كل عناصر بحثه، ينبغي عليه من أجل توفير جهده ووقته بمقدار ما يمكن أن يختار لتدوين مواد البحث إحدى هاتين الطريقتين:
أ- البطاقات: وهي ورق مقوى متوسط الحجم متساو 10× 14سم، يقوم الباحث بتحصيل أعداد كبيرة منها تستوفي مادة بحثه ويكتب الفكرة التي يجمعها أو النص الذي يختاره على وجه واحد من البطاقة، وفي أسفلها يشير إلى المصدر الذي أخذ منه الفكرة أو النص الواحد، ويكتب اسم المصدر واسم صاحبه والطبعة "الطبعة الثالثة مثلا" وعام الطبع والمطبعة ودار النشر التي تكفلت بنشره، وإذا كان المصدر مخطوطا فيشير الباحث أسفل البطاقة أيضا إلى المخطوطة وإلى صاحبها، وإلى كاتبها وإلى سنة الكتابة، وإلى المكتبة التي بها، والرقم التي حفلت به والرمز الذي بجانب الرقم، وإذا تكرر المأخوذ في أكثر من مصدر أو من مخطوطة فينص كتابة على ذلك أيضا.
ثم يحصل الباحث على ظروف يضع فيها البطاقات ويكتب على كل ظرف موضوع كل فصل، حتى يستوفيها، ويصبح لكل فصل ظرف مستقل، بحيث توضع فيه البطاقات التي دون فيها الباحث المادة العلمية التي تتصل بموضوع كل فصل، ويخص ظرفا للمراجع والمصادر.
وبهذا الصنيع يسهل التمايز بين الموضوعات والفصول، ويكون من اليسير على الباحث أن يستخرج أية فكرة مدونة في البطاقة في أسرع وقت، وأيسر جهد، ومن غير أن تختلط البطاقات بعضها بالبعض.
ب- الدوسيه: وهو غلاف كبير مقوى من الكرتون، له كعب عريض يتناسب مع حجم الغلاف، وفي داخل الغلاف توجد حلقتان