وإن من أعظم الواجبات حيوية في إدارة المكتبة الكبيرة هو وضع نظام يمكن بمقتضاه تنسيق كل دقائق فروع العمل والإشراف عليها تماما كما يضمن أيضاً تفويضاً ناجحاً للمسئولية والسلطة.

ويجب أن يوجه مدير المكتبة الكبيرة عنايته إلى مسألة العون المالي للمكتبة على أن وضع ميزانية لمثل هذا النوع من المكتبات يتطلب دراية بالمصروفات السابقة ومعرفة تامة دقيقة بوجود النشاط والاحتياجات والظروف والخدمات في كل مجال من مجال المكتبة.

وعلى مدير المكتبة الكبيرة ملاحظة صيانة المبنى واستبدال أو تكرار الأثاث والمعدات الفنية والتوريدات فلابد من أن يكون بمثل هذه المكتبات آلات كاتبة وأجهزة ناسخة وماكينات جمع وخطابات وبطاقات ذات أنماط مختلفة كبطاقات القراء وبطاقات الفهرس وبطاقات بريدية للمطالبة بالكتب واحتياجات المكتبة من حبر وأقلام وأوراق وغير ذلك.

ولا بد أن يدرب موظفو المكتبات على منهج العمل الابتدائي بمكتباتهم وعلى الأسس والطرق الإدارية ولا بد من إعادة تقويم العمليات بالنسبة للخدمات المكتبية وقد يتطلب الأمر استخدام أساليب جديدة في التنسيق العام لأقسام المكتبة أو لاستخدام وسائل أو آلات مثل ماكينات حصر العهدة.

موظفو المكتبات:

إن المعرفة التي يقدمها المدرس قائمة في رأسه، أما المعرفة التي يبسطها أمين المكتبة فمسجلة على نوع ما من المادة المكتوبة وما يحتفظ به المكتبي في رأسه هو المعرفة بالكتب التي تمكنه من وضع يد القارئ على الكتاب أو المجلة أو المادة العلمية مما يتضمن الإجابة على سؤاله والمكتبة في تعريفها الواسع هي قارئ يتسلم كتابا - أنسب كتاب - يدا بيد من أمين المكتبة.

ومن ثم فإن أهم عنصر في الخدمة المكتبية هو المكتبي نفسه شخصيته وتعليمه وتدريبه المهني فبدون ذلك تكون المكتبة والخدمة فيها عديمة الجدوى.