أن تصدر الوثيقة الشرعية من والٍ مأذون له من قبل ولي الأمر بإصدار الوثائق الشرعية، مهما كان نوعها أو موضوعها، سواء أكان هذا الوالي قاضياً أم كاتباً للعدل أم غيرهما.

وأن تكون مستوفية كل التعليمات النظامية المبلغة لهم من جهة الوزارة التابعين لها، أو من قبل رئاسة مجلس الوزراء أو الملك.

وأن يستوفي كافة الأشهادات الشرعية، والتصديقات الرسمية، مذيلة بالتوقيع والختم الذاتي على الوثيقة، ووجود الختم الرسمي الخاص بتلك الإدارة القضائية من محكمة أو كتابة عدل أو غيرها.

وهذا الشرط مأخوذ من الواقع التطبيقي المعاصر الذي نراه ويعمل به اليوم في تلك المؤسسات القضائية.

الشرط الثاني:

أن تكون الوثيقة مشتملة على تعريف المتصرف من بائع أو مشتري، أو مؤجر أو مستأجر، أو راهن أو مرتهن ونحو ذلك، بحيث يتميز عن بقية الناس بحسب الغالب في العادة أو النظام المعمول به في الدولة.

وعبء تحديد شخصية المتصرف كانت في أوائل الدولة الإسلامية خاصة القرون الثلاثة الأولى من الأعباء العظيمة التي أرهقت كاهل الحكام والقضاة والموثقين؛ لعدم وجود ما نعرفه في عصرنا من (بطائق الأحوال الشخصية) التي تحدد شخصية الطالب تحديداً دقيقاً في الحياة وعند الوفاة.

وفي هذا المقام نص الفقهاء جميعاً قديماً وحديثاً على أنه لابد من تحديد شخصية المتصرف بما يدل عليه دلالة واضحة جلية لا لبس فيها ولا غموض، لهذا قال الفقهاء: "إن كان المتصرف مشهوراً بالاسم اكتفى بذكر اسمه، بدون ذكر اسم الأب أو الجد، وذلك كشريح وعطاء وأمثالهما، وإن لم يكن المتصرف مشهوراً بالاسم وجب تعريفه بذكر اسمه واسم أبيه (عند أبي يوسف) ، ووجب ذكر اسم أبيه واسم جده مع اسمه (عند أبي حنيفة ومحمد) ، وهذا ما به أصل التعريف.