وكان آخر هذه الاجتماعات الذي انعقد في المدة ما بين 21/ 12 / 1394 هـ حتى يوم 10/ 1 / 1395 لإقرار التقرير النهائي.

في 12/ 10 / 1394 هـ انعقدت أولى اجتماعات اللجنة في مكة المكرمة وقد استمرت هذه الاجتماعات حتى ختام الموسم في 10/ 1 / 1395 ولم تكتف اللجنة بذلك، بل قامت بعقد جلسات فرعية في المدن الآتية: المدينة المنورة. جدة. منى ز

وكان الغرض من عقد هذه الجلسات في هذه المدن الحرص على التأكد من أداء الخدمات المقررة للحجيج على الوجه الأكمل في مواقع نشاط الهيئة التي سبق تقريرها.

* * *

وتبعا للزيادة الهائلة في أعداد حجاج هذا العالم، ولما تلاقيه من أعباء جديدة على هيئة التوعية، فقد تم اختبار 111 داعية من رجال الدعوة من داخل المملكة، كما وقع الاختيار على ستة من رجال الدعوة الإسلامية في الخارج.

* * *

ولما كانت مخاطبة هذا التجمع الدولي الذي تتعدد ألسنته وأجناسه يحتاج إلى كفاءات لغوية عديدة، فقد بذلت الهيئة جهدها حتى تمكنت من اختيار ثلاثين مترجما من الجامعة الإسلامية وجامعة الملك عبد العزيز لتولي هذه المهام المختلفة في مدة قصيرة.

...

وقد راعت الهيئة تلبية مختلف الاحتياجات المكانية فقامت بتوزيع دعاتها على الأماكن الرئيسية الآتية: - الحرم المكي.

- الحرم المدني.

- مدينة حجاج الجو.

- مدينة حجاج البحر.

- منافذ المملكة والمواقيت.

- المساجد والمزارات بمكة المكرمة.