تقوم الجهة التي تجري المناقصة بتسجيل جميع تفاصيل العقد ومواصفاته في دفتر يطلق عليه (دفتر الشروط)، وقد يتضمن الدفتر دراسات فنية، ورسم خرائط دقيقة واستشارات هندسية مما يتطلب جهدًا ذهنيًا ومالًا مكلفاً.
وبيع دفتر الشروط يعتبر عقدًا مستقلًا عن عقد المناقصة؛ لأنّ من يشتري الدفتر لا يشترط بالضرورة أن يدخل في المناقصة.
[ن-53] والسؤال: هل يجوز بيع هذا الدفتر على المناقصين، أو يجب بذله مجاناً، أو بسعر التكلفة؟
اختلف: العلماء المعاصرون في هذة المسألة إلي ثلاثة أقوال:
يجب بذل دفتر الشروط بالمجان من قبل الجهة الداعية للمناقصة، ولا مانع من أن تأخذ تأمينًا قابلًا للرد ممن يطلبه ليكون الطالب يطلبه بجدية، وهذا قول الأستاذ رفيق المصري (?).
النفع في دفتر الشروط عائد على الجهة الإدارية، فإذا أخذت مقابلاً له كان هذا أشبه بالضريبة، ولهذا قال الشيخ: إذا كان في الدفتر نفع للمناقص فلا مانع