وهو أمر لا توصي به, ويجب إذا حدث "مثلا لغرض التدريب" أن يكون بناء على موافقة المسترشد وبإذن منه "إذن كتابي", وأن يكون بصورة معلومة له, فلا يتم مثلا بطريقة التسجيل عن بعد "الريموت Remot" ولا عن طريق إخفاء جهاز التسجيل. كما قد تسجل البيانات في بعض الهيئات باستخدام أجهزة الحاسب الآلي.

ماذا نسجل:

إن المرشد يحصل على معلومات كثيرة منها ما هو أساسي ويمثل وقائع حقيقية كالمعلومات الديموجرافية عن المسترشد, ومنها ما هو متصل بالمشكلة وتطورها, ومنها ما يتعلق بأدوات التقويم والقياس, وأخيرا هناك المعلومات المتصلة بقلب عملية الإرشاد، مثلا الأهداف الإرشادية وطرق الإرشاد المختارة. وبالنسبة للمعلومات الأساسية "الأولية", فقد يتولى المرشد الحصول عليها بنفسه من المسترشد, أو يتم ذلك عن طريق أحد الموظفين "مثل السكرتير أو الأخصائي الاجتماعي" حيث تكون هناك نماذج معينة أو بطاقات يقوم المسترشد بتعبئتها قبل بدء العملية الإرشادية الفعلية. أما المعلومات المتصلة بالمشكلة فهذه مسئولية المرشد الشخصية, حيث إنها تتمتع بالسرية ولا يقوم المرشد بتسجيل المعلومات الوصفية الحشوية التي إذا استُبعدت لن يحتاج للبحث عنها أثناء العملية الإرشادية أو بعدها, وإنما يقتصر على تسجيل البيانات المفيدة التي يمكن تحويلها إلى معلومات ذات فائدة.

متى نسجل:

هناك سؤال يدور دائما في ذهن المرشد أو المعالج, خاصة أولئك المبتدئين عن الوقت الذي يسجل فيه المعلومات وهل يكون ذلك في الجلسة الإرشادية نفسها؟ وفي الواقع, فإنه كما ذكرنا في الفصل الثالث: إن العلاقة الإرشادية تعتبر حجر الزاوية في العملية الإرشادية والعلاجية, وهي تقوم على التواصل والتخاطب بصورتيه اللفظية وغير اللفظية, وهذا التواصل إذا بدأ فإنه يجب أن يستمر دون حدوث أي نوع من التعطيل أو التشويش, وهذا يعني ألا يشغل المرشد نفسه بأي شيء ولا حتى بالتسجيل, لكن بوسعه عند الضرورة أن يكتفي بتدوين نقاط صغيرة أو بعض الأرقام التي قد ينساها فيما بعد. أما باقي المعلومات, فإن عليه أن يسجلها بمجرد انتهاء الجلسة الإرشادية ومغادرة المسترشد