1 - ولاستعمال المعجم بسهولة عيننا لكلّ مؤلف رقما خاصا متلسلسلا يقال له (نومرة كود)
2 - ثم ذكرنا اسم المؤلف واسم أبيه وأسماء أجداده وقومه وقبيلته وكنيته ونسبه ومخلصه وشاعريته ومذهبه ومشربه وطريقته ومملكته وأين تعلّم ووظيفته كالقضاء والفتيا والتدريس والكتابة والوزارة وشهرته في أيّ شعبة من العلم وتاريخ وفاته بحساب الهجرة والميلاد -ومكان وفاته إن وجدنا- فإذا لم يعلم تاريخ الوفاة أشرنا إلى العصر الذي عاش فيه المؤلف أو أشرنا إلى العهد الذي كان معاصرا فيه لسلطان ذلك العصر.
3 - ثم بينا المراجع التي ذكر فيها المؤلف ومصنفاته ككشف الظنون لكاتب جلبي (حاجي خليفة) وهدية العارفين لإسماعيل باشا البغدادي ومعجم المؤلفين لعمر رضا كحالة والأعلام للزركلي وغيرها.
4 - من تصانيفه: وأردنا من ذكر هذه الكلمة إن ما قيدناه ما وجدناه من مؤلفاته لا جميعها.
5 - اسم الكتاب: ولاحظنا ترتيب كتب المؤلف على حسب الحروف الهجائية فيما بينها وكتبنا اسم الكتاب كاملا حسب وسعنا. فإن كان للكتاب اسم آخر ذكرناه أيضا بين القوسين.
6 - المواضع: وبعد ذكر اسم الكتاب ذكرنا موضوع الكتاب بكلمة أو بكلمتين كالتفسير والحديث والفقه والكلام والتاريخ والسيرة وتراجم الأحوال والمعاني والبيان والبديع والمنطق والأدب والوضع والمناظرة والتصوف والمناقب والجوغرافيا والعسكرية والحساب والهندسة والهيئة والطب والكيمياء وتاريخ الطب وأخلاق الطبيب والموسيقى ونحوها.
7 - اللغة: وأشرنا إلى لغة الكتاب بوضع حرف (T) بين القوسين إن كان الكتاب تركيا وبوضع حرف (F) بين القوسين إن كان الكتاب فارسيا. وإن كان عربيا لم يشر إليها بوضع شيء.
8 - تاريخ التأليف: وذكرنا تاريخ التأليف والترجمة والاختصار بعد اسم الكتاب.
9 - ثم ذكرنا سبب التأليف ومن أتحف إليه الكتاب من السلاطين والوزراء والأمراء.
10 - ثم بينا بعد تقديم هذه المعلومات أسامي المكتبات التي نقلنا عنها الكتب ثم أرقام الكتب التي فيها ثم عدد أوراقها ثم عدد أجزائها تم تاريخ استنساخها وهكذا عرفنا كتابا بعد كتاب في المكتبات العالمية. فعلى هذا المنوال عرفنا في بعض الأحيان كتابا واحدا بنسخ كثيرة في مكتبات متعددة وفي بعض الأحيان بنسخة أو نسختين. ولو كان الكتاب من المخطوطات مطبوعا ذكرنا مع ذلك تاريخ طبعه وموضعه.
11 - وإذا كان الكتاب شرحا أو حاشية أو ترجمة أو نظما أو اختصارا أو ردّا على كتاب ذكرناه مستقلا على مادته. وإذا لم يعلم مؤلف هذا الكتاب أي الشارح أو المحشي أو المترجم أو الناظم أو المختصر أو الرادّ ذكر الكتاب تحت مادة مؤلف المتن خلافا لبض المعجم ككشف الظنون لكاتب جلبي.
12 - فمجموع المواد للمؤلفين في هذا المعجم: أحد عشر ألفا ومائة وستة وثلاثون مؤلفا (1136) ومجموع المواد للكتب والرسائل والدواوين والقصائد فيه: تسعة وأربعون ألفا (49000) ومجموع النسخ لتلك الكتب نحو ثلاثمائة وخمسون ألفا (350000).
13 - وللتميز بين المؤلفين والكتب والمكاتيب لأول مرة، كتب أسماء المؤلفين وأسماء الكتب وأرقامها بالسواد وكتب أسماء المكاتيب بغير ذلك. والله الموفق.
قيصري/ تركيا شوال 9/ 1422 الكانون الأول 24/ 2001
علي الرضا قره بولوط
أحمد طوران قره بولوط