...
الفصل الرابع عشر: التسجيل, النماذج, التقارير
يحتاج المرشد والمعالج في عملهما إلى مهارات التسجيل وإعداد واستخدام النماذج Forms وكذلك كتابة وتلقي التقارير عن الحالات التي يعمل معها, أو تحال إليه.
والتسجيل أو التدوين Recording يقصد به تدوين وإثبات البيانات والمعلومات الأساسية التي يحصل عليها المرشد أو المعالج من الفرد الذي يعمل معه "المسترشد أو المريض". والقصد من عملية التسجيل هو الاحتفاظ بالمعلومات في صورة تناسب استرجاعها والاستفادة منها. ويجب على المرشد أن يهتم بعملية التسجيل اهتماما كبيرا, وألا يعتمد على الذاكرة وحدها للاحتفاظ بالمعلومات واسترجاعها.
أولا: التسجيل
وتساعد عملية التسجيل -كما قلنا- على حفظ المعلومات في صورة دقيقة لحين الحاجة إليها؛ ومن ثم يمكن استرجاعها والإفادة منها في اتخاذ القرارات التي دعت أصلا للحصول على المعلومات سواء كانت هذه القرارات تتصل بالتحقق من أهلية المتقدم أو المحال للخدمة "الإرشاد أو العلاج" للحصول على هذه الخدمة واستيفائه للشروط التي وضعتها الهيئة أو المؤسسة التي يعمل بها المرشد أو المعالج لتقديم الخدمة. كذلك فإن المعلومات المسجلة تساعد في الوصول إلى قرارات حول التشخيص وتوقع مسار المشكلة, وكذلك حول التصنيفات Classification والتسكين Placement, وأخيرا فإنها تفيد عند الحاجة لإحالة المسترشد "أو المريض" لجهة أخرى أو عند إقفال الحالة كما قد تدعو الحاجة إليها بعد الانتهاء من تقديم الخدمة للمسترشد, وذلك بناء على طلب من جهة أخرى.
والصورة الأساسية التي يتم بها التسجيل هي التسجيل الكتابي باستخدام نماذج خاصة لذلك, لكن قد يكون التسجيل لدى بعض الهيئات باستخدام التسجيلات الصوتية